תפקידה של מודעת אבל הוא לספק פרטים בנוגע להלוויה ולחלוק כבוד אחרון לנפטר. את התכנון של המודעה יש לבצע תוך הקפדה על מספר כללי מפתח:
א. פרטים חשובים – כל מודעת אבל חייבת לכלול פרטים מהותיים וחשובים. אלו פרטים כגון שעת הלוויה, מיקום ההלוויה ושם בית העלמין ושם הנפטר המלא. הפרטים הבסיסיים הם אלו שמאפשרים למכרים להגיע בזמן להלוויה ולאחר מכן לשבעה.
ב. מילות פרידה – הבחירה במילים מסוימות היא פונקציה של היכרות עם הנפטר ורמת הקרבה של בני המשפחה. כל אחד בוחר מילות פרידה אחרות, שיכולות להיכתב לפי השפעות דתיות, חילוניות, תרבותיות וחברתיות. מילות הפרידה צריכות להיבחר בקפידה ותוך התאמה למאפייני הנפטר והעדפותיו.
ג. עיצוב – מודעות אבל מעוצבות לפי תבניות יחסית קבועות. בצורה כזו קל להפנות את תשומת הלב של העוברים והשבים למודעות אבל ולנוכחות שלהן. אין מקום להחליף באופן קיצוני את העיצוב של המודעה, אך כדאי לבקש דוגמא לפני שמעבירים אותה להדפסה סופית. אפשר להתייעץ עם נציגי בית דפוס לגבי העיצוב ולשאוב השראה מתוך התבניות הקיימות.
א. פרטים חשובים – כל מודעת אבל חייבת לכלול פרטים מהותיים וחשובים. אלו פרטים כגון שעת הלוויה, מיקום ההלוויה ושם בית העלמין ושם הנפטר המלא. הפרטים הבסיסיים הם אלו שמאפשרים למכרים להגיע בזמן להלוויה ולאחר מכן לשבעה.
ב. מילות פרידה – הבחירה במילים מסוימות היא פונקציה של היכרות עם הנפטר ורמת הקרבה של בני המשפחה. כל אחד בוחר מילות פרידה אחרות, שיכולות להיכתב לפי השפעות דתיות, חילוניות, תרבותיות וחברתיות. מילות הפרידה צריכות להיבחר בקפידה ותוך התאמה למאפייני הנפטר והעדפותיו.
ג. עיצוב – מודעות אבל מעוצבות לפי תבניות יחסית קבועות. בצורה כזו קל להפנות את תשומת הלב של העוברים והשבים למודעות אבל ולנוכחות שלהן. אין מקום להחליף באופן קיצוני את העיצוב של המודעה, אך כדאי לבקש דוגמא לפני שמעבירים אותה להדפסה סופית. אפשר להתייעץ עם נציגי בית דפוס לגבי העיצוב ולשאוב השראה מתוך התבניות הקיימות.
הדפסת מודעת אבל
תכנון מודעות אבל מחייב יצירת קשר עם בתי דפוס המתמחים בנושא. לא כל בתי הדפוס יכולים לעמוד בקצב, בדרישות ובצרכים של בני משפחה המעוניינים להשיג מודעות אבל איכותיות. חשוב לבחור בית דפוס מנוסה ומיומן ולנסות לקבל המלצות. הבעיה היא ברוב המקרים לוח זמנים מוגבל, הנובע מהקרבה בין מועד הפטירה לבין מועד ההלוויה. מצד שני, אין סיבה להקל ראש במודעות האבל ויש לתת עדיפות לבתי דפוס מקצועיים.
השיקול החשוב ביותר בבחירת בית דפוס הוא התאמה לצרכים הפרטיים. יש לבדוק האם נותן השירות מציע משלוחים לאיזור המבוקש, לבדוק היטב האם השמות שנכתבו על המודעה נכונים ומדויקים ולברר תוך כמה זמן המודעות צפויות להיות מודפסות. יש גם בתי דפוס המציעים שירותי חלוקה והדבקה של מודעות אבל באיזור המגורים. בנוסף, בחלק מבתי הדפוס מפעילים צוותי חירום מסביב לשעון. אלו צוותים האחראיים על קבלת דרישות להדפסת מודעות אבל בעיצובים שונים.
השיקול החשוב ביותר בבחירת בית דפוס הוא התאמה לצרכים הפרטיים. יש לבדוק האם נותן השירות מציע משלוחים לאיזור המבוקש, לבדוק היטב האם השמות שנכתבו על המודעה נכונים ומדויקים ולברר תוך כמה זמן המודעות צפויות להיות מודפסות. יש גם בתי דפוס המציעים שירותי חלוקה והדבקה של מודעות אבל באיזור המגורים. בנוסף, בחלק מבתי הדפוס מפעילים צוותי חירום מסביב לשעון. אלו צוותים האחראיים על קבלת דרישות להדפסת מודעות אבל בעיצובים שונים.